7 dicas para organizar um evento de sucesso
Organizar um evento é sempre um desafio! São muitas atividades para conciliar, muitas pessoas envolvidas e, geralmente, um prazo curto para conseguir realizar tudo.
Não importa se é um evento social ou corporativo, todos os tipos exigem muita atenção e dedicação para que não ocorram falhas durante a organização e frustração como resultado.
Para saber por onde começar e como não esquecer nenhum detalhe vamos lhe dar 7 dicas para organizar um evento de sucesso:
1- Planeje e tenha organização
Em primeiro lugar, é preciso pensar no que você quer exatamente. É um evento social? Para comemorar alguma data ou celebração específica? Antes de partir para as ações propriamente ditas, é preciso definir o que quer fazer e pesquisar tendências que estão sendo adotadas para este tipo de evento que você quer realizar. Veja revistas, converse com profissionais da área e aproveite a Internet e as redes sociais para ver novas ideias e se inspirar.
Quando já tiver um plano mais exato do que pretende fazer, comece então a se organizar. Não importa se é em uma moderna ferramenta tecnológica ou em uma agenda ou caderninho. O fundamental é anotar todas as informações com a especificação das devidas etapas, pessoas envolvidas e prazos, para que tudo dê certo. É preciso fazer um cronograma e tentar se ater ao máximo ao que está estabelecido ali.
2- Defina os convidados
Você já sabe o que pretende fazer e agora precisa definir quem serão os convidados ou público participante do evento. A definição do número de convidados vai ser fundamental para a escolha do local e também para a realização dos orçamentos de todos os serviços envolvidos como quantidades de refeições, bebidas, volume da decoração, aluguel de cadeiras e mesas, etc. Tudo daqui pra frente depende do número de pessoas que estarão presentes.
3- Escolha o local e a data
Com base na quantidade de pessoas que você vai convidar é preciso então encontrar um lugar que tenha capacidade para comportar todos os convidados e toda a ação que você vai montar. Importante também verificar se o local já teve outros eventos do mesmo tipo, se oferece estacionamento adequado e se vai estar disponível para a data que você deseja.
4 – Estabeleça o conteúdo
Quando falamos de conteúdo, ele pode ter dois significados. No caso de um evento corporativo, por exemplo, o conteúdo quer dizer alguma palestra, algum convidado para uma apresentação especial, algum show.
No caso de uma festa, uma comemoração, definir o conteúdo significa estabelecer o que você vai oferecer aos seus convidados, e isso pode incluir desde a decoração, comida e bebida, música, lembranças, etc. Certamente o assunto é amplo e cada um desses itens vai merecer posts específicos mais para frente aqui no blog!
5- Controle os custos
O controle de custos deve fazer parte desde a primeira etapa, que é o planejamento e a organização, mas merece uma dica exclusiva só pra esse tópico, afinal, fugir muito do orçamento pode colocar tudo a perder.
O ideal é traçar o orçamento base, onde esteja determinado até quanto quer e pode gastar, e procurar fornecedores que ofereçam qualidade e se encaixem nesses valores estipulados. Peça mais de um orçamento de cada categoria de serviço e compare preços antes de tomar a decisão final.
6- Curta o resultado
No dia do evento em si, seja você o anfitrião ou o organizador, não esqueça de aproveitar o momento. Se você conseguiu se organizar adequadamente é hora de desfrutar tudo que deu certo e comemorar os resultados!
7 – Não esqueça da finalização
Mas não esqueça de que a festa termina, mas o trabalho não se encerra por aí. É preciso colocar no cronograma também a desmontagem e entrega de materiais para fornecedores, tudo sempre em bom estado, do mesmo jeito que chegou!
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